1. Zakres
Polityka dotyczy serwisu aie.media.pl/sd (AIE.media), prowadzonego przez Epistemic Systems Prosta Spółka Akcyjna, KRS 0001230780, NIP 8133949871, REGON 544321540, z siedzibą: Strażacka 42/40, 35-312 Rzeszów. Pełną informację wymaganą przez art. 13 RODO zawiera zakładka „RODO”.
2. Formularz zapytania
W formularzu zbieramy: nazwę firmy, służbowy adres e-mail, wariant i formę płatności oraz dane opcjonalne: numer telefonu, miasta do testu, opis produktu, adres strony internetowej marki i informację o posiadanych dystrybutorach. Do wiadomości dołączane są też wybory dokonane na stronie (np. regiony w kalkulatorze). Dane służą do odpowiedzi na zapytanie i przygotowania wyceny.
3. Jak dane trafiają do nas
Formularz nie wysyła danych na serwer serwisu. Po kliknięciu „Wyślij” otwiera się aplikacja SMS (telefon) lub program pocztowy (komputer) z gotową wiadomością. Treść trafia do nas dopiero wtedy, gdy ją wyślesz. Do tego momentu dane pozostają w Twojej przeglądarce i na Twoim urządzeniu, a my ich nie zapisujemy. Przesył wiadomości odbywa się przez Twojego operatora lub dostawcę poczty, na jego zasadach.
4. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Serwis nie ustawia plików cookies, nie zapisuje danych w localStorage ani sessionStorage i nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych. Jeżeli to się zmieni, zaktualizujemy politykę i wprowadzimy mechanizm zgody przed uruchomieniem takich narzędzi.
5. Logi serwera
Serwer, na którym działa serwis, może automatycznie rejestrować adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony oraz dane o przeglądarce. Wykorzystujemy je do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki, bez łączenia z danymi z formularza.
6. Usługi zewnętrzne
- Google Fonts (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com): przeglądarka pobiera czcionki bezpośrednio z serwerów Google, co wiąże się z przekazaniem adresu IP.
- Unsplash (images.unsplash.com): zdjęcia ładowane z serwerów Unsplash, co również wiąże się z przekazaniem adresu IP.
- Linki zewnętrzne w treści serwisu prowadzą do stron osób trzecich, za których politykę prywatności nie odpowiadamy.
7. Bezpieczeństwo
Serwis jest udostępniany przez szyfrowane połączenie HTTPS. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO.
8. Kontakt i zmiany
W sprawach dotyczących danych: kontakt@aie.media.pl, tel. 512 500 451. Zmiany polityki publikujemy w serwisie wraz z nową datą obowiązywania.
1. Administrator
Administratorem Twoich danych osobowych jest Epistemic Systems Prosta Spółka Akcyjna, Strażacka 42/40, 35-312 Rzeszów, KRS 0001230780, NIP 8133949871, REGON 544321540. Kontakt: kontakt@aie.media.pl, tel. 512 500 451. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
2. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Okres |
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny i propozycji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie przed zawarciem umowy) oraz lit. f (kontakt handlowy B2B) | do zakończenia korespondencji; gdy nie dojdzie do umowy, do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Zawarcie i wykonanie umowy | art. 6 ust. 1 lit. b | czas trwania umowy |
| Księgowość i obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | do przedawnienia roszczeń |
| Bezpieczeństwo serwisu (logi serwera) | art. 6 ust. 1 lit. f | do 12 miesięcy |
Prawnie uzasadniony interes (lit. f) to prowadzenie rozmów handlowych, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu oraz dochodzenie i obrona roszczeń.
3. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane dostawcy hostingu, dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi IT, biuru rachunkowemu oraz doradcom prawnym, a także udostępniane organom publicznym, gdy wynika to z przepisów. Dane nie są sprzedawane.
4. Przekazywanie poza EOG
Dane mogą być przekazywane do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym wyłącznie na podstawie decyzji o adekwatności (w tym EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Dotyczy to również technicznego połączenia przeglądarki z Google Fonts i Unsplash opisanego w Polityce prywatności.
5. Twoje prawa
- dostępu do danych (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18),
- przenoszenia danych (art. 20), gdy przetwarzamy je na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Wnioski przyjmujemy pod adresem kontakt@aie.media.pl i odpowiadamy w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3).
6. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne. Nazwa firmy i adres e-mail są niezbędne, aby odpowiedzieć na zapytanie. Pozostałe pola są opcjonalne.
7. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy osób odwiedzających serwis.